Fällt es Ihrem Unternehmen schwer, Ihre Beschaffungsaktivitäten ordnungsgemäß und effektiv abzuwickeln? Sind Sie verwirrt im Umgang mit Bestellungen, Lieferanten oder der Lagerverwaltung? Heutzutage sind die Geschäftsaktivitäten so komplex, dass manuelles Beschaffungsmanagement oft unübersichtlich und ineffektiv ist. Die Lösung ist Beschaffungsmanagement-Software: eine Software, die speziell für die Verwaltung von Beschaffungsaktivitäten entwickelt wurde. Nun stellt sich die Frage: Was ist Beschaffungsmanagement-Software und welche Vorteile bietet sie Unternehmen? In diesem Artikel besprechen wir die Details von Beschaffungsmanagement-Software, ihre Funktionen und die Vorteile für Unternehmen.
Was ist Beschaffungsmanagement-Software?
Beschaffungsmanagement-Software ist ein spezielles Softwaretool zur Unterstützung des Beschaffungsmanagements. Sie unterstützt Unternehmen im Beschaffungsprozess von Produkten und Dienstleistungen von der Anfrage bis zur Bezahlung. Die Software bietet Funktionen für Lieferanten, Bestellungen und Bestandsverwaltung, die den Beschaffungsprozess effektiver gestalten und Fehlerquellen reduzieren.
Hauptfunktionen von Beschaffungsmanagement-Software
Entdecken Sie vier wichtige Funktionen wie Lieferantenmanagement, automatische Bestellabwicklung und weitere zur Optimierung Ihrer Beschaffungsprozesse.
Lieferantenmanagement
Strategische Beschaffungssoftware ermöglicht die Lieferantenverfolgung, die Verwaltung aller Verträge mit Lieferanten und eine Lieferantendatenbank. Diese Funktion erleichtert es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und so gute Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten aufzubauen und zu pflegen. Beispielsweise kann Beschaffungs- und Vertragsmanagement-Software in Finnland Unternehmen dabei helfen, detaillierte Lieferantendaten zu führen und Lieferantenverträge effektiver zu verwalten.
Auftragsabwicklung
Die elektronische Auftragsabwicklung ist in Beschaffungsmanagement-Softwaresystemen von großer Bedeutung. Es automatisiert die Erstellung von Bestellungen, deren Genehmigung und Nachverfolgung und reduziert so manuelle Fehler und den Zeitaufwand im Beschaffungsprozess. Ein Bestellbestandsverwaltungssystem in Finnland unterstützt diesen Prozess. Es trägt zu einer effektiven und effizienten Erfüllung von Kundenaufträgen bei und gewährleistet eine gute Kostenkontrolle. Erwägen Sie die Verwendung von Software für Beschaffungsvertragsmanagement und Bestellbestandsverwaltung in Polen zur Automatisierung und Verwaltung von Bestellprozessen.
Bestandsverwaltung
Effektive Beschaffungssoftware integriert Bestandsverwaltung, um die verfügbaren Bestände und den Nachschubprozess zu überwachen und Überbestände bzw. Lagerlücken zu vermeiden. Sie unterstützt Unternehmen dabei, die richtige Menge zum richtigen Zeitpunkt zu bestellen und so die Lagerkosten zu minimieren. Compliance-Management-Software in Finnland kann beispielsweise auch Bestandsverwaltungsfunktionen enthalten, die die Bestandsverfolgung und Nachbestellung erleichtern.
Ausgabenanalyse
Einkaufsdetails im Zusammenhang mit der allgemeinen Tendenz und den Gesamtausgaben eines Unternehmens werden durch die in die Beschaffungsmanagementsoftware integrierte Ausgabenanalyse ermittelt. Datenanalysen zu Ausgabenproblemen helfen Unternehmen, Bereiche zu identifizieren, in denen Kontrolle und Ausgabenreduzierung möglich sind, bessere Vertragspartner auszuwählen und Fehlbudgetierungen zu reduzieren.
Compliance und Reporting
Mit einer Beschaffungsmanagement-Software können Sie interne und externe Vorschriften und Richtlinien einhalten. Sie erstellt verschiedene Berichte basierend auf verschiedenen Beschaffungsmerkmalen wie Lieferantenleistung, Ausgabenverhalten und Auftragsintensität und unterstützt so die Entscheidungsfindung und Strategieentwicklung. Ein Beispiel hierfür ist eine EHS-Compliance-Software in Finnland, die die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Standards in Beschaffungsprozessen sicherstellt und die erforderlichen Compliance-Berichte erstellt. Eine Compliance Suite für Sicherheitsmanagement-Software in Finnland kann Sie bei Compliance und Reporting enorm unterstützen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die von Ihnen gewählte Software über die erforderlichen Zertifizierungen verfügt und sowohl ISO 27001-Compliance-Software in Polen als auch EHS-Compliance-Software in Finnland und Polen ist.
Vorteile von Beschaffungsmanagement-Software
Erfahren Sie, wie Sie mit einer Beschaffungsmanagement-Software die Effizienz steigern, Kosten sparen und die Genauigkeit Ihrer Beschaffungsprozesse verbessern.
Effizienzsteigerung
Beschaffungsmanagement-Software entlastet Ihr Beschaffungsteam von zeitaufwändigen, wiederkehrenden Aufgaben im Beschaffungsprozess. Dies führt zu schnelleren Beschaffungsprozessen, weniger Fehlern und einer höheren Effektivität im Beschaffungsprozess.
Kosteneinsparungen
Wenn ein Unternehmen die unterschiedlichen Ausgabegewohnheiten und Leistungen seiner Lieferanten einsehen kann, kann es leichter nach Möglichkeiten zur Kostensenkung suchen. Günstige Verhandlungen mit Lieferanten und eine effiziente Bestandskontrolle tragen ebenfalls zu Kostensenkungen bei. Beispielsweise kann der Einsatz von Beschaffungsmanagement-Software in Polen durch detaillierte Ausgabenanalysen dazu beitragen, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren.
Genauigkeitssteigerung
Dies verringert das Fehlerrisiko bei der manuellen Dateneingabe und Auftragsabwicklung. Mehr zeitnahe und präzise Informationen steigern die Entscheidungseffizienz und reduzieren Unstimmigkeiten im Beschaffungsprozess.
Bessere Lieferantenbeziehungen
Verbessertes Supply-Chain-Management führt zu besseren Lieferantenbeziehungen durch pünktliche und effiziente Zahlungen, klare Kommunikation und effiziente Vertragsverhandlungen. Dies kann zu besseren Vertragsbedingungen und sichereren Bezugsquellen für Materialien und Waren führen.
Wie wählt man die richtige Beschaffungssoftware?
Bei der Auswahl der richtigen Softwarelösung ist die Wahl der richtigen Lösung entscheidend.
Bewerten Sie Ihren Bedarf
Bestimmen Sie, wie die Beschaffungsanforderungen und -abläufe Ihres Unternehmens organisiert sind. Zu den Faktoren, die berücksichtigt werden sollten, gehören Größe und Art des Unternehmens, die Intensität der Beschaffungsaktivitäten und branchenspezifische Besonderheiten.
Funktionen bewerten
Beschreiben Sie die Hauptmerkmale der verschiedenen Programme für das Beschaffungsmanagement. Stellen Sie sicher, dass die gewählte Software Ihren Anforderungen entspricht, z. B. Lieferantenmanagement, Auftragsmanagement und Ausgabenanalyse.
Integration berücksichtigen
Stellen Sie sicher, dass die Software auch mit anderer im Unternehmen installierter Software, z. B. Buchhaltungssoftware oder ERP, kompatibel ist. Integration verbessert beispielsweise den Datenaustausch und steigert so die Effizienz im Unternehmen.
Skalierbarkeit prüfen
Wählen Sie Software, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Skalierbarkeit ermöglicht die Integration steigender Beschaffungsaktivitäten und anderer Nutzer, ohne die Ergebnisse zu beeinträchtigen.
Top-Software für das Beschaffungsmanagement
Für ein effektives Beschaffungsmanagement kann die richtige Software entscheidend dazu beitragen, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Gesamteffizienz zu steigern. Hier sind die fünf besten Softwarelösungen für das Beschaffungsmanagement, die sich durch ihre Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Branchenpräsenz auszeichnen.
1. SAP Ariba
SAP Ariba ist eine führende Beschaffungssoftwarelösung, die für ihre umfassenden Funktionen bekannt ist. Sie eignet sich ideal für große und mittelständische Unternehmen, insbesondere für Unternehmen, die bereits im SAP-Ökosystem investiert haben. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
Globales Lieferantennetzwerk: SAP Ariba verbindet Sie mit einem riesigen Lieferantennetzwerk und erleichtert so die globale Beschaffung und das Supply Chain Management.
Guided Buying: Diese Funktion stellt sicher, dass Mitarbeiter genehmigte Einkaufsprozesse einhalten, reduziert unkontrollierte Ausgaben und verbessert die Compliance.
Risikomanagement: SAP Ariba bietet Tools zur Identifizierung und Minimierung von Lieferkettenrisiken und gewährleistet so einen kontinuierlichen Betrieb und Compliance.
2. Coupa Beschaffungsmanagement
Coupa ist eine weitere erstklassige Beschaffungssoftware, bekannt für ihre KI-gesteuerte Plattform, die die Anforderungen von Unternehmen jeder Größe erfüllt. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:
Ausgabenmanagement: Coupa bietet umfassendes Ausgabenmanagement, einschließlich vorab genehmigter Ausgaben, um vollständige Transparenz und Kontrolle über den Purchase-to-Pay-Prozess zu gewährleisten.
Lieferantenmanagement: Die Plattform enthält robuste Lieferantenmanagement-Tools, mit denen Sie die Compliance überwachen und Lieferantenbeziehungen effektiv verwalten können.
KI-gestützte Ausgabenklassifizierung: Die KI-Funktionen von Coupa unterstützen eine präzise Ausgabenklassifizierung, die für fundierte Einkaufsentscheidungen entscheidend ist.
3. GEP SMART
GEP SMART ist eine KI-gestützte, Cloud-native Beschaffungsplattform, die sich durch ihre Skalierbarkeit und benutzerfreundliche Oberfläche auszeichnet. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
Source-to-Pay (S2P)-Lösungen: GEP SMART deckt den gesamten Source-to-Pay-Prozess ab, einschließlich Ausgabenanalyse, Beschaffung, Vertragsmanagement und Lieferantenmanagement.
Robotische Prozessautomatisierung (RPA): Die Plattform nutzt RPA, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren.
Mobile-native Plattform: GEP SMART bietet eine mobile Plattform, mit der Nutzer Beschaffungsaufgaben auch unterwegs verwalten können.
Globale Trends bei Beschaffungsmanagement-Software
Compliance-Management hat sich weltweit zu einem zentralen Anliegen entwickelt, um sicherzustellen, dass Unternehmen modernste Tools zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen einsetzen. Unternehmen in Österreich nutzen SOC-2-Compliance-Software, um Daten zu schützen und die strengen Gesetze einzuhalten. Dies ist insbesondere für Unternehmen wichtig, die vertrauliche Informationen ihrer Kunden verarbeiten.
In Japan wird den lokalen Vorschriften große Aufmerksamkeit geschenkt. Daher setzen Unternehmen in Japan Software für das regulatorische Compliance-Management und Compliance-System-Software zur Umsetzung der Gesetzgebung ein. Dies verringert auch das Risiko von Strafen wegen Verstößen gegen die strengen Datenschutzgesetze des Landes. Wie diese nutzen auch die Unternehmen in Österreich Tools zur Einhaltung des Datenschutzes und Software für das Management der gesetzlichen Compliance, um die nationalen und internationalen Gesetze in diesem Bereich einzuhalten.
Mithilfe solcher regionsspezifischen Compliance-Lösungen eröffnen sich Möglichkeiten, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und das internationale Image von Unternehmen mit Sitz in Österreich und Japan zu schützen.
Fazit
Der Einsatz von Beschaffungsmanagement-Software im Geschäftsbetrieb erleichtert die Veränderung der Beschaffungspraktiken eines Unternehmens. Sie bietet Unternehmen im Wesentlichen Vorteile, indem sie zeitaufwändige Aufgaben übernimmt, die Effizienz und Genauigkeit steigert, fundierte Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung liefert und gleichzeitig die Realisierung von Gemeinkosten ermöglicht.
Hinweis: Dieser Artikel wurde mit Google Translate übersetzt. Obwohl größte Sorgfalt auf Richtigkeit verwendet wurde, übernimmt der Herausgeber keine Verantwortung für Fehler, Auslassungen oder Missverständnisse, die sich aus der Übersetzung ergeben. Der englische Originaltext ist die offizielle Version; diese Übersetzung dient ausschließlich zu Informationszwecken.